案件ステータスの決め方
進捗管理がぶれない段階の切り方

同じ「検討中」でも、人によって意味が違っていませんか

案件の一覧にステータス欄を作ったのに、会議のたびに「これは実際どうなっているの？」と聞き直している。原因の多くは、ステータスの名前はあっても、定義が決まっていないことです。

ある担当者は電話で好感触だっただけで「提案中」にし、別の担当者は見積書を出すまで「見込み」のままにする。これでは件数を数えても、売上の見通しにも、次に打つ手の判断にも使えません。

ステータスは「気持ち」ではなく「次に進む条件」で切る

ぶれの原因は、ステータスを見込みの高さで決めていることです。見込みは担当者の感覚なので、人によって変わります。一方、見積書を出した・決裁者と会ったのような事実は、誰が見ても同じ判断になります。

そこで、各段階に「この事実があれば次に進める」という条件を1つずつ付けます。条件を満たさない限り進めないので、担当者が変わっても同じ案件は同じステータスになります。

案件ステータスを決めるときの5つのポイント

見込み度で分ける・行動で分ける・条件で分けるの比較

ステータスの決め方には、大きく3つの考え方があります。

行動で分ける方法は分かりやすい反面、顧客側が何も進んでいなくても営業が動けば段階が進むという弱点があります。訪問を重ねただけで「提案済」になり、見通しが甘くなります。

条件で分ける方法は、最初に受注案件を振り返る手間がかかります。その代わり、段階ごとの受注率が数字で出るようになり、来月の売上の見通しや、どの段階で止まりやすいかが分かります。

なお、段階の数が決まったら各段階の件数と金額の合計を毎週同じ曜日に記録しておくと、数か月後には「提案済から受注までに何割が残るか」という自社だけの目安ができます。この目安があると、今月あと何件の提案が必要かを逆算できるようになります。

自社のステータスを決める4ステップ

定義のないステータスと、条件で決めたステータス

ステータスの見直しは、ツールを入れ替えなくても今日から始められます。まずは直近の受注案件を並べて、受注の直前に何が起きていたかを書き出してみてください。追いかけ漏れまで防ぎたい場合は追客リマインドの設計もあわせて参考にしてください。