Excel共有の問題点とは？
複数人で使うと起きる5つのトラブルと解決策

「共有フォルダのExcelを複数人で使っているけど、毎日何かしらトラブルが起きる…」

社内サーバーや共有フォルダにExcelを置いて、チームで使い回している会社は多くあります。 しかし「複数人でExcelを共有して使う」という状況は、 Excelが本来想定していない使い方であるため、さまざまなトラブルが生じます。

Excel共有で起きる5つの代表的なトラブル

トラブル① 同時編集による上書き

2人以上が同じExcelファイルを同時に開いて編集すると、 後から保存した人のデータが優先されて、先に保存した人のデータが消えます。 「昨日入力したのに、今日見たら消えていた」の原因のほとんどがこれです。

トラブル② 「使用中です」ロックで作業できない

誰かがExcelを開いているときに他の人がアクセスすると「読み取り専用で開く」か「待機する」しかありません。 急ぎの入力が必要なのに、誰かがファイルを開きっぱなしにしていて作業できない、というケースが頻発します。

トラブル③ バージョン管理が崩壊する

「コピーを手元に持っておく」習慣から、各自がローカルコピーを保存し始め、 やがて「v1」「v2_修正」「最終」「最終_本当」「コピー」など大量のファイルが生まれます。 どれが本物の最新版か誰もわからなくなります。

トラブル④ 誰が何をしたかわからない

データが変わっていても、誰がいつ変更したか追跡できません。 「このデータ変えたの誰？」という犯人探しが始まり、職場の雰囲気が悪化することも。

トラブル⑤ アクセス権限を細かく設定できない

Excel共有では「全部見せるか、全部見せないか」の二択になりがちです。 「Aさんには自分の担当分だけ編集させて、管理職には全件閲覧させたい」という細かい権限設定が難しい。 結果として重要なデータが誰でも見られる・変えられる状態になります。

「Excel共有の問題」を根本解決する方法

Excel共有のトラブルは「使い方の改善」や「ルールを決める」では限界があります。 問題の根本はExcelが「複数人での同時利用を想定して設計されていない」ことにあるからです。

根本的な解決策は、複数人での同時利用を前提に設計された専用アプリに移行することです。

「共有Excel地獄」から抜け出した現場の変化