業務アプリを外注するときの
依頼書（RFP）の書き方

見積もりを取ったら、金額が3倍違っていませんか

業務アプリの開発を何社かに相談したら、見積もりが50万円から300万円までばらついた。どれが妥当なのか比べようがない。こうした相談はとても多く、原因の多くは依頼する側の伝え方がそろっていないことにあります。

口頭で説明すると、会社ごとに聞き取る内容も想定する範囲も変わります。同じ条件で比べるために使うのが、依頼書（RFP：提案依頼書）です。大企業のような厚い資料である必要はなく、数枚にまとまっていれば十分役に立ちます。

依頼書の役目は、仕様を決めることではなく前提をそろえること

依頼書というと、画面や機能を細かく書き込むものだと思われがちです。しかし中小企業の業務アプリでは、最初から仕様を固めきるのは難しく、書きすぎるとかえって提案の幅を狭めます。

依頼書で大事なのは、なぜ作るのか・今どう困っているのか・どこまでを頼みたいのかという前提です。ここがそろっていれば、各社は同じ土俵で提案でき、金額の違いが「作り方の違い」として比べられるようになります。

依頼書を書くときの5つのポイント

依頼書に書く8項目と、書いたときの効果

中小企業の業務アプリなら、次の8項目があれば十分です。A4で3〜5枚程度に収まります。

見落とされやすいのが8番目の決め方です。誰が最終的に決めるのか、価格・実績・対応の早さのどれを重く見るのかを書いておくと、各社はそこに向けて提案を作れます。

開発会社そのものの見極め方はアプリ開発会社の選び方で解説しています。依頼書は、その比較を公平に行うための土台にあたります。

依頼書の雛形を一度作っておけば、次に別の業務を外注するときも項目を埋め直すだけで使い回せます。社内に残る資料としても役に立ちます。

依頼書を作って提案を受けるまでの4ステップ

口頭で相談した場合と、依頼書で相談した場合

依頼書は、書いている途中で社内の考えが整理されることにも価値があります。まずは目的と今の困りごとだけでも書き出してみてください。要件の洗い出しには要件チェックリストが使えます。