人材派遣会社のスタッフ稼働管理を
アプリ化する方法

「今、誰がどこで動いているか」をすぐに答えられますか

人材派遣では、スタッフ・派遣先・契約期間・勤怠という4つの情報が常に動きます。1件ずつは単純でも、掛け合わせた瞬間に管理が難しくなります。派遣先から「明日1人増やせますか」と聞かれたときに、空いている人をすぐ答えられるかどうかが、そのまま受注の差になります。

多くの会社では、スタッフ名簿はExcel、契約書はフォルダ、勤怠は紙かメール、稼働状況は担当者の頭の中、という分かれ方をしています。どれも存在しているのに、掛け合わせられない状態です。

情報は揃っているのに、つながっていない

派遣管理でよく言われる「情報が足りない」は、実際にはほとんどがつながっていないという問題です。スタッフの名簿も、派遣先の契約も、勤怠の記録も存在します。ただ、それぞれ別のファイルにあるため、「今週末に空く人で、この資格を持っている人」といった横断的な問いに答えられません。

期限の管理も同じです。契約終了日、資格の更新日、健康診断の期日は、それぞれ別の場所に書かれています。人が定期的に見に行かなければ気づけない形になっている限り、抜けは必ず起きます。

勤怠が月末にまとめて届く構造も、締め作業を圧迫します。日々の記録が現場から届いていれば、締めは集める作業ではなく確認だけで済みます。

「人」ではなく「稼働」を中心に組み立てる

同時に動く現場が増えたときに差が出る

スタッフが数十名までなら、Excelでも十分に回ります。差が出るのは、同時に動く現場が増えたときと、担当者が複数人になったときです。

稼働管理を立ち上げる4ステップ

ファイルを分けたままの場合と、稼働で束ねた場合

派遣業のシステム化というと大がかりに聞こえますが、実際に効くのは稼働を1件として持ち、期限を通知に変えることの2点です。ここが動き出すと、受注対応の速さと締め作業の負担が同時に変わります。