経費申請の確認作業を
減らすワークフロー設計

経理担当者が「差し戻し対応」に月何時間も溶かしている

紙の申請書やExcelフォーマットで経費申請を運用していると、 領収書の添付漏れ、勘定科目の間違い、上長承認の押印待ちなど、 本来の経理業務ではない「確認・差し戻し・催促」に時間を取られがちです。 申請者が10人いれば、月末に申請が集中して確認作業も一気に膨らみます。

差し戻しを減らすワークフロー設計、3つのポイント

1. 入力時点でミスをブロックする
   勘定科目をプルダウン化する、領収書画像のアップロードを必須項目にするなど、 「後で気づく」のではなく「入力できない」ようにする。
2. 承認ルートを金額・部署で自動振り分けする
   1万円未満は上長のみ、1万円以上は経理も承認、といったルールを画面側に組み込み、 「誰に回すべきか」を申請者が迷わない仕組みにする。
3. 承認状況を申請者・経理双方が見える化する
   「誰の承認待ちか」が一覧でわかれば、催促の連絡自体が不要になる。

紙・Excel運用 vs ワークフローアプリ

ワークフロー設計を始める4ステップ