スプレッドシートを
データベース代わりに使うリスク

「気づいたら、シートが会社の基幹データになっていた」

最初は数十行のメモとして作ったスプレッドシートが、 いつの間にか受注も在庫も顧客も入った、社内で一番重要なファイルになっている―― 中小企業ではとてもよくある光景です。無料で始められて、誰でも触れて、共有も簡単。 これほど便利なものはありません。

問題は、スプレッドシートが「表計算のソフト」であって「データベース」ではないことです。 目的が違うので、データ量が増え、扱う人が増えたときに必ず無理が出ます。 この記事では、どんなリスクがあるのか、そして「どこまでシートで大丈夫か」の線引きを整理します。

「セルを自由に触れる」ことが、そのまま弱点になる

スプレッドシートの最大の長所は、どのセルでも自由に書き換えられることです。 そして、それがそのまま最大の弱点になります。 データベースなら「この項目は数値だけ」「この組み合わせは重複させない」といったルールをシステム側が守りますが、 シートではルールを守るのは人間の注意力だけです。

さらに、シートは1行が1件という保証もありません。 誰かが途中に行を挿入したり、フィルタをかけたまま貼り付けたりすれば、 データの並びは簡単に崩れます。しかも崩れたことに気づくのは、たいてい何週間もあとです。

1つでも当てはまったら見直しどき

用途で線を引くと判断しやすい

「シートかアプリか」ではなく、「この用途はどちらが向くか」で考えると迷いません。 目安として、次のように分けられます。

シートからアプリへ移す4ステップ

シートのまま続けた場合と、台帳を移した場合

スプレッドシートが悪いのではなく、台帳として使い続けると必ず限界が来るだけです。 今のシートをそのまま設計図として使えば、移行はゼロから始めるより短く済みます。 サインが1つでも当てはまるなら、今の項目のまま試作してみるところから検討してみてください。