会議の議事録を文字起こしと
要約で仕組み化する方法

議事録が、いつも後回しになっていませんか

会議そのものは1時間で終わるのに、議事録を書くのに30分かかる。しかも書くのはたいてい同じ人で、その日のうちに出せず、翌日以降に持ち越される。会議は終わっているのに、業務が終わっていない状態です。

さらに厄介なのは、時間をかけて書いた議事録が読まれないことです。発言を丁寧に追った長い文章ほど、あとから「あれ、いつ決まったんだっけ」と探すときに役に立ちません。

議事録に求められているのは、全文ではない

議事録が重くなるのは、会議の内容をもれなく残そうとするからです。しかし後から読み返す人が知りたいのは、何が決まったかと誰がいつまでに何をするかのほぼ2点に絞られます。発言の流れは、判断の理由をたどるときにだけ必要になります。

文字起こしの技術は、この構造をそのまま変えるものではありません。全文が自動で出るようになっても、そこから決定事項を取り出す作業が残っていれば、負担は移動しただけです。むしろ数千字の文字起こしが増える分、読む手間は増えます。

仕組みにするなら、文字起こしは途中の経路として扱い、最後に残す形を決めておく必要があります。なお、紙や画像から文字を取り込む話は入口が違うので、画像から文字を読み取って入力を省略する方法を参照してください。ここで扱うのは音声から始まる流れです。

残す形を先に決めてから、自動化に手をつける

文字起こしを入れただけでは、負担は移動する

手書きのまま、文字起こしだけ入れた場合、要約と共有まで含めて仕組みにした場合。この3つを並べると、どこで負担が消えるのかがはっきりします。

1つの定例会議から始める4ステップ

手書きで続けた場合と、形を決めて自動化した場合

議事録の自動化は、文字起こしのツールを入れることではありません。会議で決まったことを、次の行動に繋がる形で残すことが目的です。残す形を3項目に固定し、宿題をタスクへ流す。この2つを決めてから自動化に手をつけると、入れたのに使われないという失敗を避けられます。