業務フロー図を作ってから
システム化する理由

「作ってもらったけど、実際の業務と違った」

システム化の相談は、たいてい「こういう画面が欲しい」から始まります。 一覧画面があって、登録ボタンがあって、検索ができて――と話は進むのですが、 いざ試作品が上がってくると「うちはこの前に承認が入る」「例外のときは別ルートになる」と、 あとから条件が出てくることがよくあります。

これは現場が悪いわけでも、開発側の聞き取り不足だけでもありません。 業務は普段あまりに当たり前すぎて、言葉にする機会がないからです。 業務フロー図は、その「当たり前」を紙の上に出すための道具です。 この記事では、なぜ画面より先にフロー図なのか、そして専門知識なしで書く方法を解説します。

画面から考えると「業務の隙間」が見えない

画面は業務の一部を切り取ったものです。入力画面は「入力する瞬間」しか表していません。 その前に誰が何を確認しているか、後に誰へどう渡しているかは、画面には現れません。 そしてシステム化で問題になるのは、たいてい画面と画面の間にあります。

業務フロー図は「誰が」「何をして」「次に誰へ渡すか」を順に並べたものです。 これを書くと、担当者が変わる場所、承認が入る場所、紙や口頭に戻っている場所が浮かび上がります。 そこが、まさにシステム化で効果が出る場所であり、同時に見落とすと手戻りになる場所です。

専門知識がなくても、これだけ守れば十分

先に1〜2時間かけるかどうかの差

フロー図を書くのに必要な時間は、業務ひとつあたり1〜2時間程度です。 その時間を惜しんで進めた場合と比べると、後工程での差がはっきり出ます。

業務フロー図を作る4ステップ

相談の質が変わり、試作の精度が上がる

業務フロー図は、開発会社のために作る資料ではなく、 自社の業務を自分たちで把握し直すための道具です。 結果として引き継ぎ資料にも、改善の議論の土台にもなります。 システム化を検討し始めたら、まず1つの業務を紙に書き出すところから始めてみてください。