紙の日報をスマホ入力へ
変えるときの設計ポイント

「日報を集めて、また入力し直している」

現場が手書きした日報を事務所に持ち帰り、事務担当がExcelに打ち直す。 月末には全員分をめくって集計する。日報が出ていない人には電話で確認する―― 日報という仕組みそのものは正しいのに、集めたあとの作業が丸ごと無駄になっている会社は少なくありません。

スマホ入力に変えれば、この転記と集計はほぼ消えます。 ただし、単に紙の様式をそのままスマホの画面にしただけでは、 現場から「打ちにくい」と言われて数週間で紙に戻ります。 この記事では、実際に定着させるための設計の勘所を整理します。

紙は書ける、スマホは打てない

紙の日報は、自由記述が多くても大した負担になりません。 手書きは書きたいところだけ書けますし、余白にメモも足せるからです。 ところがスマホでは、フリーテキストの入力が最大の負担になります。 現場は手が汚れていたり、外にいたり、片手だったりするからです。

つまり、紙とスマホでは「楽な入力の形」が正反対です。 紙の様式をそのまま画面にすると、現場から見れば作業が増えたことになります。 設計で目指すべきは、項目を減らすことではなく、 ほとんどの項目をタップだけで終わらせることです。

「1分で終わる日報」にするために

紙の日報と、スマホ入力の日報

紙にも良さはあります。導入コストがかからず、誰でもすぐ書ける点です。 ただ、集めたあとの手間を含めて比べると、差がはっきりします。

紙からスマホへ切り替える4ステップ

紙のまま続けた場合と、スマホ入力にした場合

日報のデジタル化で失敗するかどうかは、ほとんど入力画面の設計で決まります。 紙の様式をそのまま移すのではなく、 現場が片手で1分以内に終えられる形に作り直すことが前提です。 今の日報用紙をもとに、どこまで選択式にできるかを検討するところから始めてみてください。