管理者アカウントを
共有してはいけない理由

「管理者のID・パスワードは、社内で共有しています」

社内システムやクラウドサービスを導入するとき、 「アカウントは人数分いらないから、管理者1つをみんなで使おう」という判断は珍しくありません。 ライセンス費用を抑えられますし、誰がログインしても同じ画面が見えるので、教える手間もかかりません。

ただ、この運用は「事故が起きたとき、何一つ追えない状態」を自分たちで作っていることになります。 しかも困るのは、事故が起きた瞬間ではなく、そのあとの「原因究明ができない」場面です。 この記事では、管理者アカウントの共有で実際に何が起きるのか、 そして人数を増やさずに個別アカウント運用へ切り替える方法を整理します。

共有した瞬間に「記録」と「権限管理」の両方が壊れる

業務システムには、たいてい操作ログが残ります。「いつ・誰が・何をしたか」の記録です。 ところが全員が同じアカウントを使っていると、ログには常に同じ名前しか残りません。 つまりログの機能は動いているのに、意味を持たなくなるのです。

もう一つが権限管理です。アカウントが1つしかないと、権限も1種類しか設定できません。 本来なら見る必要のないアルバイトや業務委託の方にまで、 全データの閲覧・削除・設定変更ができる権限を渡すことになります。 「信頼しているから大丈夫」ではなく、うっかり操作の被害範囲が最大になるという話です。

人数を増やさずに、共有をやめる方法

コストだけを見ると判断を誤る

共有アカウントの利点は費用と手間の少なさで、これは事実です。 ただ、その代わりに失っているものを並べると、判断が変わることがほとんどです。

共有をやめる4ステップ

共有を続けた場合と、個別にした場合

管理者アカウントの共有は、費用や手間の問題ではなく記録と責任の問題です。 社員数が少ないうちに個別アカウント運用に慣れておくと、 人が増えたときの権限設計もそのまま延長で対応できます。