「社内でやれば安いはず。でも人がいない」
業務システムを作ろうと決めたあと、最初に立ちはだかるのが内製か外注かの判断です。 社内にパソコンに強い社員がいると「その人に頼めば安く済むのでは」と考えますし、 逆に誰もいなければ「全部お任せするしかない」と考えます。
どちらの判断も間違いではありませんが、費用だけで決めると高い確率で後悔します。 内製は初期費用が安く見えて人件費と属人化リスクが乗り、 外注は初期費用が明確な代わりに「ちょっとした修正」に時間とお金がかかるからです。
📌 判断を誤ったときによく起きること
- 詳しい社員に任せたが、本業が回らなくなり途中で止まった
- 完成したが作った本人しか分からず、退職とともに使えなくなった
- 外注したが、項目を1つ増やすだけで見積もりと2週間が必要になった
- 要望を伝えきれず、出来上がったものが現場で使われなかった
- 安いところに頼んだら、運用開始後に連絡がつかなくなった
内製か外注かは、0か100かではない
まず押さえておきたいのは、この2つが排他的な選択肢ではないという点です。 実際の現場では「設計は一緒に、開発は外注、日々の項目追加は社内」のような分担がよく取られます。 判断すべきは「どちらか」ではなく、どの工程を誰が持つかです。
そのうえで押さえるべきは、システムの費用は作って終わりではないということです。 業務システムは動き出してからのほうが長く、変更の要望も必ず出ます。 初期費用より、変更が発生したときに何日・いくらかかるかのほうが、 長い目で見た満足度を左右します。
最初から分担型を前提にすると、費用と小回りのバランスが取りやすい
この5つを確認すれば、答えはほぼ決まる
その社員は、本業を減らせるか
内製が失敗する最大の理由は、担当者が本業と兼務のまま始めることです。 開発は片手間でできる作業ではありません。 週に何時間その人の時間を空けられるかを先に決められない場合、内製は選ばないほうが安全です。
その人がいなくなっても続けられるか
内製で作ったものは、そのまま属人化しやすい性質を持ちます。 「作った人しか直せない」状態は、Excelマクロの属人化とまったく同じ構造です。 2人目が触れる形で残せるかどうかを、着手前に確認してください。
作りたいものが、どれくらい固まっているか
要件が固まっていれば外注は効率的です。逆に「使いながら決めたい」段階のものを外注すると、 変更のたびに追加費用と待ち時間が発生します。 まだ形が見えていないなら、先に試作で固めてから外注するのが結果的に安く済みます。
変更の頻度はどれくらいか
月に何度も項目や条件が変わる業務なら、社内で手を入れられる形が向いています。 年に数回しか変わらないなら、外注でも困りません。 「完成後に自分たちで変えられる範囲」を契約前に確認しておくと、ここで揉めずに済みます。
止まったときに、誰が責任を持つか
業務システムは止まると業務も止まります。 内製なら社内で対応しますが、担当者が休んでいたら誰も動けません。 外注なら保守契約の範囲と対応時間を確認します。 「誰が、いつまでに、どこまで直すのか」が答えられない体制は、どちらであっても危険です。
💡 迷ったときの目安
①本業を減らせない、②2人目がいない、のどちらかに当てはまるなら外注寄り。 逆に、変更が頻繁で仕様も自分たちで決めたいなら、外部に作ってもらったうえで 社内で調整できる形を条件にするのが現実的です。
費用だけでなく、続けやすさで比べる
| 観点 | 内製する | 外注する |
|---|---|---|
| 初期の費用 | ◎ 外部支出は少ない | △ まとまった開発費が必要 |
| 実際のコスト | △ 社員の時間が丸ごと乗る | ◎ 金額が見えている |
| 完成までの速さ | × 兼務だと止まりやすい | ◎ 期日を決めて進められる |
| 小さな修正 | ◎ その日のうちに直せる | △ 依頼と待ち時間が発生 |
| 属人化のリスク | × 担当者に依存しやすい | ◎ 会社対会社で引き継げる |
| 要件が曖昧なとき | ◎ 試しながら決められる | × 変更のたび費用が増える |
| 止まったときの対応 | △ 担当者次第 | ◎ 保守契約で決められる |
表を見ると分かるとおり、両者は得意な場面がきれいに逆になっています。 だからこそ「どちらが優れているか」ではなく、 自社が今どちらの状況にいるかで選ぶのが正解です。
決める前にやると失敗が減る4ステップ
1つに絞る
困っている1業務から
形を見る
要望が具体的になる
見積もる
変わりそうか洗い出す
担当を決める
分担で考える
📌 ステップ2を先にやる価値
内製・外注の判断が難しいのは、作るものがまだ具体的でないからです。 試作品を一度見ると「これなら社内で足せる」「ここは任せたい」が自然に分かれます。 判断材料がない状態で決めるより、はるかに確実です。
費用だけで決めた場合と、続けやすさで決めた場合
- 社内担当の本業が回らず、開発が途中で止まる
- 完成しても作った本人以外が触れず、退職で使えなくなる
- 外注先に小さな修正を頼むたび、見積もりと待ち時間が発生する
- 使われないまま、費用だけが残る
- 設計と開発を任せ、社内の負担を業務整理だけに絞れる
- 項目追加など日常の調整は社内で完結できる
- 担当者が変わっても、引き継ぎ先が会社として存在する
- 止まったときの窓口と対応範囲が事前に決まっている
内製と外注の判断は、能力や予算の問題である以上に体制の問題です。 「誰が作るか」ではなく「作ったあと誰が面倒を見るか」から逆算すると、 自社に合う形はかなりはっきりします。
決める前に、まず試作で確かめませんか
「そもそも何を作るか」が固まっていない段階で判断すると、どちらを選んでも苦しくなります。
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