今の業務システムを乗り換えるべきか、
使い続けるべきかの判断基準

「使いにくいが、変えるのも怖い」で止まっていませんか

何年も使っている業務システムに、現場は不満を持っている。それでも移行が大変そう・止まったら困るという理由で、話が進まないまま数年が過ぎる。中小企業でもっともよく見る停滞の形です。

この状態がやっかいなのは、決めないこと自体にも費用がかかっていることです。判断を先送りしているのではなく、判断材料がないまま止まっているだけ、というケースがほとんどです。

判断は不満の大きさではなく、不満の種類で分かれる

「どれくらい不満か」で考えると答えが出ません。同じ不満でも、設定で直るのか、追加開発で直るのか、構造上どうやっても直らないのかで打つ手がまったく違うからです。

たとえば「入力項目が足りない」は設定で直ることが多く、「請求書の様式が合わない」は追加開発の範囲、「1件の受注を複数の納品に分けられない」はデータの持ち方そのものの問題です。3つ目に該当する不満が中心なら、どれだけ費用をかけても満足には届きません。

なお、外注と内製のどちらで作るかという判断は内製と外注どちらがいい？を、既製品と個別開発の比較はSaaSとオーダーメイドの違いを参照してください。この記事は、今使っているものを捨てるかどうかという1点に絞っています。

乗り換えを判断するときの5つのポイント

使い続ける・直して使う・乗り換えるの比較

3つの選択肢を、費用だけでなく、リスクと効き方の面から比べます。

表で見落とされやすいのが、いちばん下の行です。そのまま使い続けるという選択だけは、費用がゼロに見えるため、比較表の上では有利に見えます。しかし現場が独自にExcelを作り始めた時点で、二重管理という別の費用が発生しています。

判断のときは、今のやり方を続けた場合に毎年かかっている保守費と、現場が回避のために使っている時間を必ず並べてください。この数字を出さずに見積もりだけを見ると、乗り換えの費用が常に高く見え、いつまでも決められません。

判断材料をそろえる4ステップ

決めないまま続けた場合と、仕分けて判断した場合

乗り換えるかどうかは、感覚ではなく不満の種類と移行の重さで決められます。まずは不満を全部書き出して、3つに仕分けるところから始めてください。作業自体は半日で終わりますが、その後何年ぶんかの判断材料が手に入ります。