自社の手作業コストを
計算する方法

「手作業が多いのは分かっているけど、投資するほどかは…」

転記、集計、印刷、はんこ、電話確認。 手作業が多いことは全員が感じているのに、システム化の話になると 「うちの規模でそこまでの投資は」と止まってしまう。よくある場面です。

止まる理由ははっきりしていて、費用は金額で、効果は感覚で語られているからです。 比べられない2つを並べているので、判断のしようがありません。 この記事では、手作業にかかっているコストを年間の人件費として計算し、 費用と同じ土俵に乗せる方法を紹介します。電卓ひとつでできます。

感覚のままだと、必ず費用側が勝つ

「200万円かかります」と「けっこう手間がかかっています」を比べれば、 誰でも前者を重く感じます。金額のほうが具体的だからです。 ところが手作業を年額に直すと、多くの中小企業で1業務あたり年間数十万〜数百万円になります。 このとき初めて、投資が高いのか安いのかを判断できるようになります。

もう一つの効果は、優先順位がつくことです。 社内には改善したい業務がいくつもありますが、金額で並べると 「どれから手をつけるべきか」が自動的に決まります。 声の大きさではなく数字で決められるので、社内の合意も取りやすくなります。

見落としやすいコストを入れると精度が上がる

数字にすると、判断できることが増える

コストを計算しても、答えが「やらない」になることもあります。 それでも構いません。重要なのは、根拠を持って決められるようになることです。

手作業コストを出す4ステップ

感覚で止まっている場合と、数字にした場合

手作業コストの計算は、システムを入れるための材料ではなく、 入れるべきかどうかを自社で判断するための材料です。 まずは思い当たる作業を3つ選んで、1週間だけ時間を測ってみてください。 そこで出た金額が、次の一歩を決めてくれます。