契約社員・パートの
契約更新日を管理して通知する方法

契約の更新日を、気づいた人が思い出して処理していませんか

契約社員やパート・アルバイトの有期契約は、人ごとに入社日も契約期間も違います。人数が少ないうちはExcelの名簿で足りますが、20人を超えたあたりから更新日の確認が後手に回り始めます。

有期契約の更新には、法律で決まった期限や説明事項があります。更新日を過ぎてから気づくと、本人への説明や書面の準備が間に合わないことになり、トラブルの原因になります。

管理すべきなのは更新日だけでなく、そこから逆算した期限

有期契約の管理で見落とされやすいのは、更新日より前に来る期限です。たとえば、3回以上更新しているか1年を超えて続けて働いている人の契約を更新しない場合は、原則として契約満了の30日前までに予告が必要です。

また、同じ会社との有期契約が通算5年を超えると、本人の申込みで無期契約に転換できるルール（無期転換ルール）があります。2024年4月からは、契約の締結・更新のたびに更新上限の有無と内容を、無期転換を申し込めるようになる更新では申込みの機会と転換後の労働条件を明示することも求められています。

契約更新日を管理するときの5つのポイント

Excel名簿・労務管理システム・自社専用アプリの比較

更新日の管理方法を、通知の確実さと自社の運用への合わせやすさで比べます。

給与計算や社会保険の手続きまでまとめたいなら、労務管理システムの導入が近道です。一方で、店舗ごとに更新の判断者が違う、シフトや評価と合わせて判断したいといった独自の流れがある会社では、既製品の画面に運用を合わせるのが負担になります。

その場合は、更新管理の部分だけを自社の流れに合わせて作り、給与計算は今のサービスを使い続けるという分け方もできます。

どの方法でも、契約書の控えを記録と同じ場所に添付しておくと、更新の面談で前回の条件をすぐに確認できます。

更新管理の仕組みを作る4ステップ

気づいた人が処理する場合と、仕組みで知らせる場合

契約更新の管理は、名簿を眺めて思い出す運用から抜け出すだけで大きく安定します。まずは今いる有期契約の人について、次の更新日と通算期間を一覧にするところから始めてください。