シフト希望の提出と調整を
アプリ化する方法

「シフト希望、まだLINEとメモ用紙で集めています」

飲食・小売・介護・クリニックなど、スタッフが交代で働く現場では、毎月のシフト作成が固定の負担になっています。希望はLINE・口頭・紙の希望表とばらばらに届き、それを1人が表計算に打ち直して組み立てる。この作業に半日以上かかる会社は珍しくありません。

しかも大変なのは組んだあとです。公開してから「その日は無理でした」と申し出があり、代わりを探し、表を直し、全員に配り直す。作る手間より、直す手間のほうが積み重なるのがシフト業務の特徴です。

集める場所と、組む場所が切れているのが原因

シフト作成が重いのは、担当者の段取りが悪いからではありません。希望が届く形式がばらばらなので、必ず一度「読み取って打ち直す」工程が挟まるからです。ここは頭を使わないのに時間だけかかる、典型的な転記作業です。

もう一つが版の管理です。表計算やPDFで配ると、配った瞬間に手元のファイルとスタッフのスマホの中身が分かれます。1回直すたびに全員へ配り直す必要があり、配り忘れがそのまま欠員につながります。

交代の相談も同じ構造です。当人同士がLINEで話をつけても、管理者が知らなければ表は古いままになります。

組む機能より、集め方と共有を先に直す

人数と修正回数が増えると差が出る

表計算でのシフト作成は、自由に組める点では優れています。差が出るのは、人数が増えたときと、公開後の修正が多い職場です。

シフト業務を軽くする4ステップ

LINEと表計算のまま続けた場合と、まとめた場合

シフト業務の負担は、組む難しさよりも集めることと直すことの繰り返しに偏っています。まずこの2つを仕組みに寄せると、担当者の残業と現場の行き違いが同時に減ります。