退職者・異動者の
アカウント削除漏れを防ぐ仕組み

辞めた人のアカウントで、まだログインできる状態になっていませんか

社員が退職すると、給与や社会保険の手続きは漏れなく進みます。ところが、業務で使っていたクラウドサービスやアプリのアカウントは、誰の担当とも決まっていないまま残りがちです。

異動も同じです。営業から総務に移った人が、前の部署の顧客データを見られる権限を持ったままになっている。どちらも普段は問題が表に出ないため、気づくのは何か起きた後です。

漏れの原因は、人の手続きとアカウントの手続きが別々に動いていること

退職や異動の情報は、まず人事や総務に届きます。一方、アカウントは各サービスを導入した部署や担当者がばらばらに管理しています。両者をつなぐ手順がないため、人事の手続きが終わってもアカウントには何も起きません。

防ぐには、退職・異動の手続きに「アカウントの停止と権限の見直し」を組み込むことと、それでも漏れたものを定期的な棚卸しで拾うことの2段構えが必要です。

アカウントの削除漏れを防ぐ5つのポイント

気づいたら削除・手続きに組み込む・棚卸しも行うの比較

アカウント管理のやり方を、漏れの残りやすさと手間で比べます。

手続きに組み込むだけでも大きく改善しますが、台帳に載っていないサービスは手続きからも漏れます。現場が独自に使い始めたツールは、定期的な棚卸しでしか見つかりません。

棚卸しといっても、在籍者の名簿と各サービスの利用者一覧を並べて、名簿にいない人を探すだけです。一覧を書き出せるサービスなら、1つあたり数分で終わります。

棚卸しの結果は、日付と確認した人、止めたアカウントを台帳に残しておきます。取引先から情報管理について聞かれたときに、実際に運用していることをそのまま示せます。

削除漏れを防ぐ仕組みを作る4ステップ

担当任せの場合と、仕組みで管理した場合

アカウントの削除漏れは、特別なセキュリティ製品を入れなくても台帳と手順と棚卸しで大きく減らせます。まずは会社で使っているサービスを書き出し、それぞれの管理者が誰かを確認するところから始めてください。