整体院・接骨院の予約・施術記録・回数券を
アプリ化する方法

予約帳・紙カルテ・回数券カードが、ばらばらになっていませんか

整体院や接骨院では、電話やLINEで受けた予約を紙の予約帳に書き、施術の内容は紙のカルテに残し、回数券の残りはお客様に渡したカードのスタンプで数えるという形がよく見られます。院長1人で回しているうちは、それでも頭の中でつながっています。

ところがスタッフが増えたり、2院目を出したりすると、同じ時間に予約を2件入れてしまう、前回の施術内容を担当者に引き継げない、回数券の残りが院とお客様で食い違うといったことが起きはじめます。受付の電話が施術中に鳴り、手を止めて出ることも少なくありません。

原因は、同じお客様の情報が3つの紙に分かれていること

予約帳・カルテ・回数券カードは、どれも同じお客様についての記録です。それが別々の紙に書かれているため、「次の予約はいつか」「前回どこが痛かったか」「回数券はあと何回か」を知るには、3か所を見比べる必要があります。

アプリ化のねらいは、お客様ごとの画面に、予約・施術の記録・回数券の残りをまとめることです。受付は予約の一覧から、施術者はお客様の画面から、それぞれ必要な情報にたどり着けるようになります。

整体院・接骨院の業務をアプリ化するときに決めておく5つのこと

紙の予約帳・市販の予約システム・院に合わせたアプリの比較

予約と記録の管理の仕方を、院の規模や運営の形への合わせやすさで比べます。

お客様にWebで予約してもらうことが一番の目的なら、市販の予約システムから始めるのが手軽です。一方で、施術の記録を細かく残したい、回数券やコースの料金が独自、複数の院で記録を共有したいといった場合は、予約だけのシステムでは足りず、結局は紙カルテやExcelが残ることがあります。

そうした院では、予約・記録・回数券を1つにまとめたアプリにすると、受付と施術の両方の手間を減らせます。予約と顧客の記録をまとめる考え方は、美容室・サロン向け業務アプリ｜予約・顧客カルテ・スタッフシフトを一元化する方法も参考になります。

整体院・接骨院の業務をアプリ化する4ステップ

最初から全部を切り替えるのではなく、二重予約がいちばん困っている予約から始めると、効果がすぐに見えて、スタッフにも受け入れられやすくなります。

紙で管理する場合と、アプリにまとめた場合

整体院・接骨院のアプリ化は、受付の手間を減らすだけでなく、担当が変わっても同じ質の施術を続けられることにつながります。まずは1日の受付と施術の流れを書き出し、どこで紙を見比べているかを確かめるところから始めてください。