見積書の作成と管理をアプリ化する方法
版の管理と受注までの追跡

「あの見積、どれが最新だっけ」と探していませんか

見積書をExcelのひな形で作り、PDFにしてメールで送る。多くの会社がこの方法で見積を出しています。1件ずつ見れば問題のないやり方ですが、件数が増え、値引きや仕様変更で何度も出し直すようになると、ファイルが増えて、どれが最新版か分からなくなります。

さらに困るのは、出した見積がその後どうなったかを、会社として把握できないことです。返事を待っている見積、他社に決まった見積、そのまま忘れられた見積が、担当者のフォルダとメールの中に埋もれています。受注したら、見積の内容を請求書や発注書に打ち直す手間もかかります。

原因は、見積が「書類」として扱われ、「データ」になっていないこと

Excelの見積書は、見た目を整えた1枚の書類です。金額や品目は書類の中に書かれているだけなので、別の見積と比べたり、件数や金額を集計したりするには、ファイルを1つずつ開くしかありません。

アプリ化のねらいは、見積を「取引先・品目・数量・単価・版・状態」を持ったデータとして管理し、PDFはそこから作る形に変えることです。そうすれば、最新版はいつも1つに決まり、出した見積の状態も一覧で見られるようになります。

見積書の管理をアプリ化するときに決めておく5つのこと

Excelのひな形・市販の見積ソフト・自社用の見積アプリの比較

見積書の作り方を、管理のしやすさと自社の見積の形への合わせやすさで比べます。

品目と単価が単純で、見積から請求までを1つのサービスで済ませたいなら、市販の見積・請求ソフトで十分なことも多いです。一方で、工事や制作、加工のように「材料費＋作業時間×単価＋諸経費」といった独自の計算で見積を作る会社では、ひな形のExcelから離れられず、管理の問題が残りがちです。

そうした会社では、今のExcelの計算をそのまま組み込んだ見積アプリにすると、作り方は変えずに管理だけを整えられます。見積の状態をどう区切るかは案件ステータスの決め方も参考になります。

見積書の管理をアプリ化する4ステップ

最初に集める10件は、計算が一番複雑な見積と、一番よく出す見積を両方含めるようにします。複雑な見積が作れれば、ほかの見積も同じ仕組みで作れます。

Excelで見積を出す場合と、アプリで管理する場合

見積は、売上の手前にある一番最初の数字です。出した見積をデータとして残せば、受注の見込みや失注の理由まで見えるようになります。まずは直近の見積を10件集めて、担当者ごとに単価や計算の仕方が違っていないかを確かめるところから始めてください。