入金消込を手作業から仕組み化する方法
請求と入金の突き合わせを楽にする

月末に、通帳と請求書の一覧を見比べる作業が続いていませんか

取引先から入金があったら、どの請求書の支払いなのかを確かめて「入金済み」にする。この作業を入金消込（にゅうきんけしこみ）と呼びます。取引先が少ないうちは、通帳やネットバンキングの明細を見ながら、請求書の一覧に印をつけていけば足ります。

ところが取引先が増えると、振込の名義が社名と違う、複数の請求をまとめて払われる、振込手数料を差し引いて振り込まれるといった「そのままでは合わない入金」が増えていきます。一件ごとに経理担当が考えて判断するので、月末から月初にかけて作業が集中し、未入金の確認や督促が遅れる原因になります。

原因は、請求と入金を結びつける「手がかり」が人の記憶にあること

消込が手間になるのは、計算が難しいからではありません。「この名義はあの会社」「この会社はいつも手数料を引いてくる」という手がかりが、担当者の頭の中にしかないからです。毎月同じ判断を、毎月ゼロからやり直しています。

仕組み化のねらいは、こうした手がかりを一度決めたら記録として残し、次からは自動で当てはめることです。そのうえで、自動で合わなかった入金だけを人が確認します。すべてを自動にしようとするのではなく、人が見るべき件数を減らすと考えると進めやすくなります。

入金消込を仕組み化するときに決めておく5つのこと

手作業・会計ソフトの機能・自社用の消込アプリの比較

入金消込のやり方を、手間と自社の事情への合わせやすさで比べます。

請求書の発行から会計まで同じクラウド会計ソフトで行っているなら、まずはそのソフトの消込機能を使うのが近道です。一方で、請求は販売管理や独自のExcelで作り、会計は別のソフトという会社では、請求データが消込の画面に入ってこないため、結局は手で見比べることになりがちです。

そのような場合は、今の請求データと入金明細をそのまま取り込める消込の仕組みを用意すると、二重の入力をせずに済みます。同じデータを何度も入力しない考え方は二重入力をなくす方法を参考にしてください。

入金消込を仕組み化する4ステップ

最初の1か月は、これまでの手作業と仕組みの結果を並べて、同じ請求が同じように入金済みになっているかを確かめます。お金に関わる処理なので、一致を確認してから切り替えると、経理担当も安心して任せられます。

手作業の消込と、仕組み化した消込

入金消込の仕組み化は、経理の作業時間を減らすだけでなく、未入金に早く気づいて資金繰りを守ることにもつながります。まずは先月の入金明細を取り出し、すぐに消込できなかった入金がどれくらいあったかを数えるところから始めてください。