スプレッドシートの誤入力・誤削除を
「保護」機能で防ぐ方法

共有しているスプレッドシートが、いつの間にか壊れていませんか

Googleスプレッドシートは、URLを共有すれば誰でもすぐに編集できるのが強みです。その反面、触ってほしくないセルまで誰でも書き換えられる状態になっていることが多くあります。

集計の数式が上書きされて合計が合わない、見出しの列が消えて並びがずれた、日付の欄に「来週」と書かれて並べ替えができない。どれも悪意ではなく、うっかりの操作で起きています。

原因は「入力する場所」と「触らない場所」が区別されていないこと

共有シートの多くは、入力してもらうセルと、数式や見出しのように触ってはいけないセルが同じ権限で開かれています。見た目では区別がつかないので、慣れていない人ほど誤って書き換えてしまいます。

対策の基本は、触らない場所は保護し、入力する場所には入力規則をかけることです。そのうえで、それでも起きた変更は変更履歴で戻せるようにしておきます。

どれもGoogleスプレッドシートに最初から入っている機能で、追加の費用はかかりません。シートを作った人が、共有する前に一度だけ設定しておくのが一番手間の少ないやり方です。

共有シートの誤入力・誤削除を防ぐ5つのポイント

何もしない・保護と入力規則を使う・アプリにするの比較

共有シートの守り方を、防げる範囲と手間で比べます。

範囲の保護と入力規則は、無料で今日から使えるうえに効果が大きい対策です。共有シートを使っているなら、まずはこの2つを設定するだけで事故の多くは防げます。

一方で、保護は「列」や「範囲」単位の設定なので、自分の担当の行だけを編集させるといった細かい制御は苦手です。担当者どうしの上書きが問題になっている場合や、行数が増えて動作が重くなってきた場合は、シートの使い方そのものを見直す時期です。詳しくはスプレッドシートをデータベース代わりに使うリスクで解説しています。

共有シートに保護と入力規則を設定する4ステップ

何も設定していない場合と、保護と入力規則を設定した場合

共有シートの事故は、使う人の注意力に頼るほど繰り返されます。まずは数式の列を保護し、よく間違える欄に入力規則をかけるところから始めてください。それでも上書きや重さに悩むようになったら、シートを卒業して業務アプリにする段階です。