災害時の安否確認と回答の集計を
仕組み化する方法

いざという時に、誰が無事かをすぐに数えられますか

地震や台風、大雨のとき、会社はまず社員とその家族が無事か、出社できるかを確かめる必要があります。ところが実際には、電話の連絡網を上から順に回すうちに回線が混み合ってつながらない、グループLINEに返信が次々に流れて誰が答えたか分からない、といったことが起こりがちです。

最終的に、総務や管理職がトーク画面を何度もさかのぼって、紙の名簿に丸をつけて数えることになります。まだ答えていない人に連絡したくても、その一覧を作るだけで時間がかかってしまいます。

原因は、連絡と回答の集計が人の手に頼っていること

安否確認は、「送る」「答えてもらう」「数える」「答えていない人を追う」の4つでできています。電話の連絡網やグループLINEは「送る」ことはできても、答えを1人ずつの行に整理して数える仕組みを持っていません。

仕組み化のねらいは、回答が名簿の1人ずつの行に自動で入り、答えていない人がすぐに一覧で出るようにすることです。そうすれば、担当者は数える作業ではなく、困っている人への対応に時間を使えます。

安否確認を仕組み化するときに決めておく5つのこと

電話連絡網・市販の安否確認サービス・自社に合わせた仕組みの比較

安否確認の方法を、届きやすさと集計のしやすさ、自社への合わせやすさで比べます。

安否を確認して数えることが目的なら、市販の安否確認サービスで十分なことが多いです。月額の費用はかかりますが、一斉送信や集計、再送の仕組みがすでにそろっています。

一方で、シフト勤務で「今日どの現場に誰がいるか」と合わせて確かめたい、出社できる人数から当日の配置を組み直したいといった場合は、勤務表や拠点の情報とつながった仕組みのほうが役に立ちます。自社の確認したい内容が、既製品の項目で足りるかどうかで選ぶのがよいでしょう。

安否確認を仕組み化する4ステップ

最初は1つの拠点や部署で訓練を兼ねて試し、質問の分かりやすさや回答の集まり方を確かめてから全社に広げると、混乱なく定着します。

連絡網に頼る場合と、仕組み化した場合

安否確認の仕組みは、使わずに済むのが一番ですが、いざという時に確実に動くかどうかは、ふだんの準備で決まります。まずは名簿の連絡先が最新かを確かめ、1つの部署で訓練として送ってみるところから始めてください。