警備会社の隊員配置と
勤務報告をアプリ化する方法

配置の電話と報告の確認で、管制の1日が終わっていませんか

警備会社の管制（内勤）の仕事は、どの現場に誰を何人送るかを決め、隊員が時間どおりに現場に入ったかを確かめ、終わったら報告を受け取ることの繰り返しです。交通誘導警備では現場が毎日のように変わり、前日や当日の朝に人数の変更が入ることも珍しくありません。

この調整を電話とホワイトボード、紙の配置表で回していると、管制担当者の頭の中にしか全体像がない状態になります。担当者が休むと配置が組めず、隊員からの上番（勤務開始）の連絡を1件ずつ電話で受けるだけで朝の時間が埋まってしまいます。

原因は、配置・報告・請求が別々の紙と電話で動いていること

警備の業務は、「配置を決める」「現場で勤務する」「報告して請求する」の3つが1本につながっています。ところが多くの会社では、配置は配置表、勤務の連絡は電話、報告は紙、請求はExcelと、それぞれ別の場所に記録されています。

そのため、配置表では5人の予定だったのに実際は4人だった、残業が発生したのに請求に反映されていない、といった食い違いが起きます。防ぐには、配置の予定に対して、上番・下番の実績と報告を同じ記録に積み上げていくことが必要です。

ポイントは、隊員が電話をかけるのではなく、スマホで上番・下番を押すだけにすることです。管制は報告のない隊員だけに連絡すればよくなり、朝の電話の本数が大きく減ります。

隊員配置と勤務報告をアプリ化するときの5つのポイント

電話と紙・Excelの配置表・業務アプリの比較

隊員配置と勤務報告の管理方法を、管制の手間と食い違いの起きにくさで比べます。

隊員が十数人程度で、現場がほぼ固定されている施設警備が中心なら、Excelの配置表でも回すことができます。その場合も、配置表と上番・下番の実績を同じファイルに並べて記録すると、請求のときの拾い漏れが減ります。

交通誘導警備のように現場が毎日変わる、隊員が数十人以上いる、当日の人数変更が多いといった会社では、電話とExcelの組み合わせでは管制の負担が限界に近づきます。スタッフの稼働を現場ごとに管理する仕組みは、人材派遣の業務とも近いので、人材派遣会社のスタッフ稼働管理をアプリ化する方法もあわせて参考にしてください。

配置と報告の仕組みを作る4ステップ

最初からすべてをアプリにする必要はありません。朝の上番確認の電話がいちばん負担になっているなら、そこだけをスマホにするところから始め、効果を見ながら配置表や報告書へ広げていくのが確実です。

電話と紙の場合と、アプリで管理した場合

警備会社の業務は、配置・勤務・報告・請求がすべて「どの現場に、誰が、何時から何時までいたか」という1つの記録でつながっています。まずは上番・下番の報告をスマホにして、この記録を正しく残すところから始めてください。