清掃会社の作業報告と
巡回チェックをアプリ化する方法

作業報告書の回収と清書に、毎月時間を取られていませんか

清掃の現場では、スタッフが紙のチェック表に記入し、終わったら事務所に持ち帰るか写真を撮って送る、という形がまだ多く残っています。事務所ではそれを集めて、取引先に出す報告書に清書し直す作業が毎月発生します。

現場が増えるほど、紙の回収漏れや写真の取り違えが増えます。取引先から「先月のあのフロアはやってもらえましたか」と聞かれても、紙の山から探すのに時間がかかるというのもよくある悩みです。

原因は、現場の記録と事務所の報告書が別々に作られていること

紙のチェック表は現場で書かれ、報告書は事務所で作られます。この2つの間に回収・写真の整理・清書という手作業が挟まっているため、現場が増えるほど事務所の負担が膨らみます。

アプリ化の目的は、現場でスマホに入力した内容と写真が、そのまま報告書の材料になる形にすることです。回収も清書もなくなり、事務所は内容の確認だけをすればよくなります。

清掃の報告は、「何をしたか」と「その証拠の写真」がほぼすべてです。項目が決まっていて毎回同じ形の記録になるので、日報の中でも特にアプリにしやすい業務と言えます。

清掃の作業報告をアプリ化するときの5つのポイント

紙のチェック表・写真をLINEで送る・専用アプリの比較

清掃の作業報告の方法を、現場と事務所それぞれの手間で比べます。

写真をLINEで送る運用は始めやすい反面、トークが流れて写真がどの現場のものか後からわからなくなるのが難点です。現場が数か所を超えると、整理の手間が紙の清書と変わらなくなります。

紙の日報をスマホに置き換える一般的な設計の考え方は紙の日報をスマホ入力へ変えるときの設計ポイントで解説しています。清掃の場合はそこに現場ごとのチェック項目と写真を加えたものと考えると、全体像がつかみやすくなります。

作業報告のアプリ化を進める4ステップ

紙で報告する場合と、アプリで報告する場合

清掃会社の作業報告は、現場の記録と取引先への報告がほぼ同じ内容なのに、間に手作業が挟まっている業務です。まずは今使っているチェック表を現場ごとに集め、どの項目に写真が必要かを整理するところから始めてください。