紙の稟議書を電子化する方法
回覧・承認・保管の流れを整える

稟議書が「今どこにあるのか」分からなくなっていませんか

設備の購入、新しい取引先との契約、採用、広告出稿など、一定以上の金額や重要度のある判断は、稟議書を作って上長や役員の承認をもらうのが一般的です。紙の稟議書は、起案者が印刷し、承認者の机を順番に回り、最後に総務がファイルに綴じるという流れで動きます。

この流れでは、稟議書が誰かの机の上で止まっていても、起案者からは見えません。承認者が出張や休みで不在なら、その間は何日でも止まります。急ぎの案件ほど、起案者が書類を持って承認者を探し回ることになります。

原因は、稟議書の「状態」が紙の現物にしか残っていないこと

紙の稟議書では、書類そのものが今の状態を表しています。どこまで承認が進んだかは押された印鑑で分かり、今どこにあるかは現物の置き場所で決まります。そのため、書類を手に取れる人にしか状況が分かりません。

電子化のねらいは、単に紙をPDFにすることではありません。「誰が起案し、今誰の承認待ちで、いつ決裁されたか」という状態を、書類とは別に記録して全員が見られるようにすることです。そうすれば、止まっている稟議に気づき、催促や代理承認の判断ができるようになります。

なお、経費精算の申請も同じように承認を回しますが、あちらは支払済みのお金を確認する作業が中心です。稟議はこれからお金を使う・契約するという意思決定そのものを扱うため、決裁の根拠や添付資料を後から探せることがより重要になります。経費精算側の設計は経費申請の確認作業を減らすワークフロー設計で解説しています。

稟議書を電子化するときに決めておく5つのこと

紙の回覧・メールとPDF・稟議アプリの比較

稟議の回し方を、状況の見えやすさや探しやすさで比べます。

メールでPDFを回す方法は手軽ですが、承認の記録が各自のメールボックスに散らばるため、紙のときと同じく「今どこで止まっているか」が分かりにくいままです。転送を重ねるうちに、どれが最新の稟議書か分からなくなることもあります。

稟議の件数が月に数件程度であれば、共有の一覧表に「起案日・件名・金額・承認待ちの人」を書くだけでも状況は見えるようになります。件数が多い、承認の段階が3段以上ある、拠点が分かれているといった場合は、承認ルートと記録を持った稟議アプリにすると運用が安定します。承認できる人を役職ごとに正しく絞る考え方は業務アプリのアクセス権限を安全に設計する方法を参考にしてください。

稟議書を電子化する4ステップ

流れを書き出すときは、規程に書かれたルートだけでなく、実際には誰に先に相談しているかも聞き取ります。規程にない「事前の根回し」が決裁を止めている原因になっていることがあるからです。業務の流れを整理する方法は業務フロー図を作ってからシステム化する理由で紹介しています。

紙の稟議の場合と、電子化した場合

稟議の電子化は、紙をなくすこと自体よりも、決裁の途中経過と過去の判断を誰でも確かめられるようにすることに価値があります。まずは今の承認ルートを表に書き出し、どこで止まりやすいかを確かめるところから始めてください。