製作指示書とは？
看板・印刷・家具など受注生産での書き方と製造指示書との違い

仕様の確認が、電話とメモの往復になっていませんか

看板の文字の大きさ、チラシの紙の種類、棚の寸法と色。受注生産の仕事は、1件ごとに仕様が違います。営業が聞いてきた内容が、口頭やメモ、メールの転送で製作の担当に渡っていると、「どれが最新の指示か」が分からなくなりがちです。

この記事では、受注した1件ごとの仕様を製作現場に伝える製作指示書について、書くべき項目と、似た名前の書類との違い、仕様変更で作り直しを出さない回し方を整理します。

なお、同じ製品をまとめて作る量産の現場で使う書類は製造指示書、設備の点検や現場作業の指示は作業指示書の記事で解説しています。この記事は、1件ずつ仕様が違う受注生産に絞ります。

製作指示書とは、受注した1件の「何を・どの仕様で・いつまでに」を伝える書類

製作指示書とは、受注した案件ごとに、作るものの仕様・数量・納期・納め方を製作の担当に伝えるための書類です。看板や印刷物、家具・什器、金属や木工の加工、ユニフォームの名入れなど、お客様の注文に合わせて1件ずつ作る仕事で使われます。

会社によって「製作依頼書」「作業指示書」「指示書」などと呼び方は違いますが、役割は同じです。大事なのは、営業が受けた内容を、製作の担当が迷わず作れる形に変えて渡すことです。

製造指示書・作業指示書との違い

どれも「現場に作業をお願いする書類」ですが、扱う仕事の形が違います。一般的な使われ方で分けると、次のように整理できます。

製造指示書は「同じものをいくつ作るか」、製作指示書は「今回だけの仕様で何を作るか」が中心です。そのため製作指示書では、数量よりも仕様の細かさと、その仕様がお客様に確定しているかどうかが重要になります。

製作指示書に書くべき8つの項目

業種によって細かい項目は変わりますが、受注生産の製作指示書に共通するのは次の8つです。

紙・Excel・アプリの製作指示書を比べる

案件が月に数件で、営業と製作が同じ人なら紙やExcelでも回ります。案件が重なる、仕様変更が多い、外注先にも渡しているといった状態なら、最新の仕様と承認の状態を1か所で見られるようにすると、作り直しと確認の電話が大きく減ります。見積の段階から版を管理する方法は見積書の作成と管理をアプリ化する方法も参考にしてください。

製作指示書を整える4ステップ

最初にやるのは、過去の作り直しやクレームが、どの項目の抜けで起きたかを確かめることです。色の指定なのか、寸法なのか、承認の確認なのか。原因の多い項目から、様式で必ず埋まるようにしていきます。

指示がばらばらな場合と、製作指示書をそろえた場合

製作指示書は、1件ごとに違う仕様を、確定した状態で、製作の担当に渡すための書類です。8つの項目をそろえ、承認の状態と変更の履歴を残す形にすると、作り直しと確認の手間がぐっと減ります。