是正処置報告書の書き方
書く項目と記入例、再発防止まで追いかける仕組み

対策を決めたのに、同じ不良がまた起きる

お客さまから不良の連絡があり、是正処置報告書を出した。対策も書いた。ところが半年後、同じ不良がまた見つかる。調べてみると、対策は決めたものの、ほかのラインには広げておらず、効果を確かめた記録もなかった。

この記事では、是正処置報告書に書く項目と記入例、応急処置との違い、そして対策の効果を確かめるところまで追いかける仕組みを整理します。不良が見つかったときに最初に出す報告の書き方は不良報告書の書き方で扱っているので、ここでは原因と再発防止の部分に絞ります。

原因を取り除いて、同じことを起こさないための処置

是正処置は、起きた不良や問題（不適合）の原因を取り除き、同じことが再び起きないようにするための処置です。見つかった不良品を選別したり作り直したりするのは「応急処置（修正）」で、是正処置とは分けて考えます。

ISO 9001を取得している会社では、規格の箇条10.2「不適合及び是正処置」で、不適合の内容やとった処置、是正処置の結果を記録に残すことが求められています（正確な要求事項は規格の原文で確認してください）。お客さまによっては、決まった書式（8Dレポートなど）で出すよう指定されることもあります。

是正処置報告書に書く主な項目

原因は、不良が作られた理由（発生）と、検査で見逃して外に出た理由（流出）の両方を書くと、対策の抜けが減ります。原因を掘り下げるやり方はなぜなぜ分析で扱っています。「作業者の不注意」で止めず、なぜ不注意で起きる作り方になっていたのかまで進めます。

報告書を出した時点で、追いかけが止まる

いちばん多いのは、報告書をお客さまに出した時点で「終わった」ことになり、効果の確認がされないままになる形です。効果の確認は対策から数週間〜数か月後になるため、紙やExcelでは思い出すきっかけがありません。

効果の確認まで追いかける仕組みにする4ステップ

対策が「出して終わり」にならない

是正処置の記録がたまると、どの工程・どの原因の不良が多いかが見えてきます。改善の優先順位を決める材料としても使えます。