不良報告書（不適合報告書）の書き方
書く項目と再発を防ぐ原因・対策

不良報告書を書いたのに、同じ不良がまた出る

不良が出るたびに報告書は書いている。けれど、原因の欄は「確認不足」「注意不足」で埋まり、対策は「今後気をつける」。しばらくすると同じ不良がまた出る。報告書が、出すこと自体が目的になってしまうと、こうしたことが起きます。

この記事では、不良報告書（不適合報告書）に書く項目、原因と対策の書き方、再発を防ぐための記録の残し方、紙やExcelからアプリに切り替えるときの手順を整理します。

不良の内容・原因・対策を記録し、再発を防ぐための書類

不良報告書は、製品やサービスに不良（決められた要求を満たさないこと）が見つかったときに、何が起きて、どう処置し、なぜ起きて、どう再発を防ぐかを記録する書類です。品質マネジメントの用語では、要求を満たさないことを「不適合」と呼ぶため、不適合報告書と呼ぶ会社もあります。

ISO 9001を取得している会社では、規格の「不適合及び是正処置」（ISO 9001:2015の箇条10.2）で、不適合の内容・とった処置・是正処置の結果を記録として残すことが求められています（正確な要求事項は規格の原文で確認してください）。何をどこまで書くかは、自社の品質マニュアルや審査機関の指摘に合わせて決めてください。取引先から指定の様式がある場合は、そちらに従います。

不良報告書に書く主な項目

特に大事なのは、ロット番号と効果の確認です。ロット番号があれば、同じ材料や同じ日に作った製品に影響が広がっていないかを調べられます。ロットの記録の残し方はロット管理とは？で紹介しています。

「不注意」で終わらせない原因の書き方

原因を考えるときは、人（Man）・機械（Machine）・材料（Material）・方法（Method）の4Mに分けて見ると、人のせいだけで終わりにくくなります。「なぜ」を何度か繰り返して、仕組みで防げるところまで掘り下げるのが目安です。

検査で見つかった不良であれば、検査の記録とつなげておくと、あとから追いやすくなります。検査記録の残し方は検査成績書とは？で紹介しています。

紙・Excelで不良報告書を管理すると

不良報告書は、1枚ずつ見るより集めて数えたときに価値が出る書類です。どの工程で、どの原因の不良が多いかがわかれば、対策の優先順位を決められます。

不良報告をアプリにする4ステップ

不良報告がデータになると、何が変わるか

製造業の業務全体は製造業向け業務アプリ、紙の書類からの切り替え方は紙の日報をスマホ入力へ変えるときの設計ポイントでも紹介しています。