外注管理とは？
加工外注の発注・納期・支給品を管理する方法

外注に出した品物が、今どこにあるのかわからない

メッキに出した部品がいつ戻るのか、担当者に聞かないとわからない。外注先に預けた材料が何個残っているのか、誰も把握していない。外注先からの請求書が届いてから、注文した数と違うことに気づく。外注に出した後の流れが、社内の記録から抜け落ちている状態です。

この記事では、外注管理で追うべきこと、有償支給と無償支給の違い、外注で起きやすい問題と、外注の発注から受け入れまでを1つの記録でつなぐ手順を整理します。外注先との取引の条件によっては、発注内容を書面で渡すことなどが法律で求められる場合があります。詳しくは公正取引委員会・中小企業庁の案内で最新の情報を確認してください。

外注に出した仕事を「頼む・預ける・待つ・受け取る」でつなげて追う

外注管理は、自社の工程の一部を社外に頼むときに、発注・材料の受け渡し・納期・受け入れと検査・支払いまでを1件ずつ追うことです。製造業では、メッキ・塗装・熱処理・溶接・機械加工など、自社に設備がない工程や、忙しい時期にあふれた仕事を外注に出すことがよくあります。

材料を仕入れる発注と違うのは、自社の材料や部品が外注先に出ていき、加工されて戻ってくる点です。社内の工程の途中に外注が挟まるので、外注の状況が見えないと工程全体の納期も読めなくなります。

有償支給・無償支給・材料も外注先で手配の違い

どのやり方を選ぶかは、材料の品質を自社で管理したいか、外注先の手間をどこまで減らしたいかで決まります。会計での扱いは方法によって変わるため、仕訳の方法は顧問の税理士・会計士に確認してください。

紙・Excelで外注を管理すると

発注の漏れや重なりを防ぐ考え方は発注漏れ・二重発注を防ぐ仕組み、戻ってきた品物の検査は受入検査とはで紹介しています。

外注の発注から受け入れまでを1つの記録でつなぐ4ステップ

外注の流れがつながると、何が変わるか

外注を含めた工程全体の進み具合は工程管理表とは、注文書の書き方は発注書と注文書の違いでも扱っています。