発注書と注文書の違いとは？
注文請書との関係と、発注書に書く項目・管理の仕方

発注書と注文書、どちらを使えばいいのか

取引先から「注文書をください」と言われたが、社内のひな形は「発注書」になっている。注文請書を返すように頼まれたが、何を書けばいいのかわからない。発注の書類は名前が似ていて、迷いやすいものです。

この記事では、発注書と注文書の違い、注文請書との関係、発注書に書く項目と、発注の記録を探しやすく管理する方法を整理します。発注漏れや二重発注を防ぐ仕組みについては発注漏れ・二重発注を防ぐ発注管理の仕組みで紹介しているので、ここでは書類そのものに絞ります。

発注書と注文書は、基本的に同じ役割の書類

発注書と注文書は、どちらも買い手が「この内容で買います（頼みます）」と申し込むための書類です。法律で名前が決まっているわけではなく、業界や会社の慣習で呼び方が分かれていることがほとんどです。取引先が「注文書」と呼んでいるなら、同じ内容で表題を合わせれば問題ありません。

一方、注文請書（ちゅうもんうけしょ）は、受注する側が「その注文を引き受けます」と返す書類です。発注書（注文書）と注文請書がそろうことで、どちらが何を約束したかが書面で残ります。

印紙税について補足すると、国税庁の説明では、請負に関する注文請書は印紙税の課税文書（第2号文書）にあたります。一方、カタログ商品の販売のような物品の売買の注文請書は、表題が「注文請書」でも第2号文書にはあたらないとされています。判断は書類の名前ではなく契約の中身で決まるため、個別の取引は国税庁「請負に関する契約書」などで確認するか、税理士に相談してください。

発注書に書く主な項目

発注番号は必ず付けておきます。納品書や請求書に同じ番号を書いてもらえば、どの発注に対する納品・請求なのかを突き合わせやすくなります。

なお、製造や修理、情報成果物の作成などを他社に委託する場合、取引の内容や会社の規模によっては、2026年1月に下請法から改正・改称された中小受託取引適正化法（取適法）の対象になります。公正取引委員会の説明では、対象となる発注では、給付の内容・代金の額・支払期日などを書面または電磁的方法で直ちに示すこと（第4条）や、取引の記録を作成して2年間保存すること（第7条）が委託する側の義務とされています。自社の取引が対象になるかどうかと最新の内容は、公正取引委員会「委託事業者の義務」で確認してください。

発注書を探しやすく管理する4ステップ

発注の書類をデータで管理すると

卸売業の受注と発注をまとめて管理する方法は卸売業の受発注管理をアプリ化する方法、見積から受注までの流れは見積書の作成と管理をアプリ化する方法で紹介しています。