発注漏れ・二重発注を防ぐ
発注管理の仕組み

「頼んだはず」「まだ頼んでいない」が社内で食い違っていませんか

仕入れ先への発注は、担当者がメールや電話、FAXでそれぞれ行っていることが多い業務です。発注した事実が担当者のメールボックスや手元のメモにしか残っていないため、ほかの人からは状況が見えません。

その結果、必要な材料が届かずに作業が止まる発注漏れと、同じものを2人が別々に頼んでしまう二重発注が、同じ職場で交互に起きます。どちらも原因は同じで、発注の状況を全員が見られる場所がないことです。

原因は、依頼・発注・入荷がそれぞれ別の場所に記録されていること

発注の流れは、「必要な人が依頼する」「担当が発注する」「届いたものを受け取る」の3段階に分かれます。多くの職場では、この3つが口頭・メール・納品書とばらばらの形で残っていて、つながっていません。

そのため「依頼は受けたが発注していない」「発注したが届いていない」という途中の状態を、誰も一覧で見ることができません。防ぐには、3つの段階を1本の記録でつなぎ、途中で止まっているものを見えるようにすることが必要です。

ポイントは、発注した瞬間ではなく、入荷して数量を確かめた時点で完了にすることです。発注しただけで完了にすると、届かなかったものや数が足りなかったものが記録から消えてしまい、漏れの原因がそのまま残ります。

発注漏れと二重発注を防ぐ5つのポイント

担当者任せ・Excelの一覧・業務アプリの比較

発注の管理方法を、漏れと重複の防ぎやすさ、手間で比べます。

まずはExcelやスプレッドシートで「依頼日・品目・数量・依頼者・発注日・納期・入荷日」の列を持った一覧を作り、全員がそこに書くことから始められます。これだけで発注残は見えるようになります。

ただし、複数人が同時に書き込むと行がずれたり、入荷の更新が後回しになったりします。発注の件数が多い、仕入れ先が多い、分納が多いといった職場では、依頼から入荷までを1件ずつ追える業務アプリにすると運用が安定します。卸売業の受注側と合わせた仕組みは卸売業の受発注管理をアプリ化する方法を参考にしてください。

発注管理の仕組みを作る4ステップ

担当者任せの場合と、発注残を見える化した場合

発注漏れと二重発注は、担当者の注意力の問題に見えて、実際は途中の状態が見えないという仕組みの問題です。まずは発注残の一覧を1つ作り、依頼から入荷までをそこで追うところから始めてください。