「業務アプリ」と言われても、何ができるのかわからない
「その管理は業務アプリにしたほうがいい」と言われても、スマホのアプリとどう違うのか、Excelと何が変わるのか、ぴんとこないことがあります。
この記事では、業務アプリとは何か、何ができるのか、どんな種類があるのかを整理し、Excelや紙の管理から切り替えるかどうかの目安を紹介します。
この記事と近い記事の住み分け
- Excelとの違いをくわしく比べた内容はExcelと業務アプリの違いで扱っています
- 既製のツールと専用に作るものの違いはSaaSとオーダーメイドの違いをご覧ください
- この記事は、業務アプリの全体像をつかむための入口です
社内の仕事で使う情報を、入力・共有・確認するためのアプリ
業務アプリは、会社の中の仕事で使う情報を、入力し、みんなで共有し、状況を確かめるためのアプリです。お客さまが使うアプリとは違い、使うのは社員や現場の人です。多くはスマホやパソコンのブラウザで開いて使い、アプリストアから入れる必要がないものもあります。
業務アプリの基本的な働き
どの業務アプリも、だいたいこの4つの組み合わせでできています。全員が同じデータを見ていることが、Excelのファイルを回す管理との大きな違いです。
業務ごとに、よく作られる業務アプリ
| 種類 | 管理するもの | 主に使う人 |
|---|---|---|
| 案件・進捗管理 | 案件ごとの状況・担当・期限 | 営業・制作・工事の担当者 |
| 日報・作業報告 | 作業内容・時間・写真 | 現場の作業員・訪問スタッフ |
| 在庫・発注管理 | 在庫数・入出庫・発注 | 倉庫・購買の担当者 |
| 顧客・問い合わせ管理 | 連絡先・対応履歴・担当 | 営業・サポート |
| 申請・承認 | 経費・稟議・休暇の申請 | 全社員と承認する人 |
| 予約・シフト管理 | 予約の枠・スタッフの割り当て | 店舗・教室のスタッフ |
それぞれの業務の具体例は、案件管理の効率化、紙の日報をスマホ入力へ、在庫管理の効率化、稟議書の電子化で紹介しています。
同時に使えて、履歴が残り、外からも開ける
| 項目 | 紙 | Excel | 業務アプリ |
|---|---|---|---|
| 同時の入力 | できない | 上書きや競合が起きやすい | 何人が同時に入れても崩れない |
| 外出先から | 持ち帰って転記 | スマホでは入力しにくい | スマホで入力・確認できる |
| 変更の履歴 | 残りにくい | 誰が直したかわかりにくい | いつ誰が変えたかが残る |
| 見せる範囲 | 紙を渡した人に見える | ファイルごとに管理 | 人ごとに見られる範囲を決められる |
| 集計 | 電卓や転記 | 数式が壊れやすい | 入力した時点で自動で集計 |
Excelが悪いわけではなく、使う人が増えたり、外から入力する人が出てきたりしたときに、業務アプリのほうが向くようになります。
こんなことが起きたら、業務アプリを考える時期
業務アプリへの切り替えを考える目安
- 同じExcelのファイルが何個もあり、どれが最新かわからない
- 紙やLINEで届いたものを、事務所で打ち直している
- 担当者に聞かないと、今の状況がわからない
- 月末の集計に、毎回半日以上かかっている
- 特定の人しか、そのExcelの仕組みを直せない
当てはまる数を確かめたいときは業務アプリ化すべきか分かる10項目チェック、どの業務から始めるかはアプリ化しやすい業務の見分け方が参考になります。
業務アプリを手に入れる方法
業務アプリは、既製のツールを契約する、ノーコードツールで自分たちで作る、開発会社に作ってもらう、のどれかで手に入れることが多いです。それぞれの違いは業務アプリの作り方で比べています。
探す・聞く・打ち直す手間が減る
- 最新のファイルを探すところから始まる
- 現場から戻ってきた紙を、事務所で打ち直す
- 状況を知るたびに担当者に電話やLINEで聞く
- 全員が同じ画面で、いつも最新の状態を見られる
- 現場のスマホから入力した内容が、そのまま一覧に並ぶ
- 担当者に聞かなくても、画面で状況がわかる
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