納期の遅れに、出荷の前日になって気づく
出荷の前日になって、材料がまだ届いていないことがわかる。お客様から「いつ届きますか」と聞かれても、現場と仕入先に確認しないと答えられない。納期の一覧はあるが、ホワイトボードとExcelと担当者の手帳に分かれている。納期が「最後の日付」だけで管理され、途中の締め切りが見えていない状態です。
この記事では、納期管理で追うべき日付の種類、納期が遅れる理由、納期回答を早くするための情報のそろえ方と、納期の一覧をアプリにする手順を整理します。製造業だけでなく、卸売・工事・制作の仕事でも同じ考え方が使えます。
納期管理でよくある困りごと
- 遅れに気づくのが出荷の直前になる
- 納期の問い合わせに、その場で答えられない
- 納期の一覧が人や場所ごとに分かれている
- 急ぎの注文を入れたとき、どの注文に影響するかわからない
最後の納期だけでなく、途中の締め切りまで置いて追う
納期管理は、お客様と約束した納期を守るために、材料の入荷・各工程・外注・検査といった途中の締め切りを決めて、その進み具合を追うことです。お客様の納期から逆算して途中の締め切りを置くと、途中のどこかが遅れた時点で手を打てます。
お客様の納期から逆算して、途中の締め切りを置く
工程ごとの予定と実績を並べる表の作り方は工程管理表とは、月や週の単位で作る量を決める方法は生産計画表の作り方で紹介しています。
納期管理で分けて持つ3種類の日付
| 日付 | お客様の納期 | 社内の締め切り | 仕入先・外注先の納期 |
|---|---|---|---|
| 中身 | お客様と約束した、届ける日 | 工程ごとに終わらせる日 | 材料や外注品が届く日 |
| 決める人 | 営業とお客様 | 製造・工程の担当 | 購買と仕入先・外注先 |
| 遅れたとき | お客様への連絡と調整が要る | 次の工程の予定がずれる | その材料を使う工程がすべて止まる |
| 見落としやすい点 | 変更の連絡が現場まで届かない | そもそも決めていないことが多い | 頼んだ日と、相手が答えた日が違う |
3種類の日付を1つの注文に結びつけて持つと、どの注文が、どの日付のせいで危ないのかがわかるようになります。逆に、お客様の納期しか持っていないと、遅れの原因を探すところから始めることになります。
納期回答を早くするためにそろえておく情報
- 製品・材料の在庫の数と、引き当て済みの数
- まだ出荷していない注文（受注残）の量
- 工程ごとの予定の埋まり具合
- 材料・外注品の入荷予定日
- 製品ごとの標準的な作業日数
紙・Excelで納期を管理すると
| 項目 | 紙・ホワイトボード | Excel | アプリ（データ） |
|---|---|---|---|
| 一覧 | 現場に行かないと見えない | 人ごとにファイルが分かれる | 全員が同じ一覧を見る |
| 途中の遅れ | 気づいた人が口で伝える | 色を塗るが更新されない | 締め切りを過ぎた物が自動で目立つ |
| 納期回答 | 在庫・工程・入荷予定を聞いて回る | 複数のシートを見比べる | 注文を選ぶと材料と工程の状況が出る |
| 納期の変更 | 書き直して伝え忘れる | 上書きして履歴が残らない | 変更の履歴と理由が残る |
まだ出荷していない注文の量を把握する方法は受注残（注残）とは、ホワイトボードの予定表をWebに移す考え方はホワイトボードの進捗管理をWeb化するメリットでも扱っています。
納期の一覧をアプリにする4ステップ
まずはお客様の納期だけで始める
最初から途中の締め切りまで決めなくても、注文と納期が1つの一覧にあるだけで見落としは大きく減ります。
回答した納期も残す
お客様に答えた納期と、その後の変更を履歴で残すと、言った・言わないの行き違いがなくなります。
遅れの理由を選んで残す
材料待ち・設備の故障・手直しなど、遅れの理由を選択肢で残すと、繰り返し起きる原因が見えてきます。
納期が見えると、何が変わるか
- 遅れに出荷の直前で気づく
- 納期の問い合わせに折り返しが必要
- 納期の一覧が人ごとに分かれている
- 遅れの原因が毎回わからない
- 途中の締め切りの時点で遅れに気づく
- 在庫と工程と入荷予定を見てその場で答えられる
- 全員が同じ一覧で納期を見ている
- 遅れの理由が集計されて対策を打てる
外注に出した品物の戻りを追う方法は外注管理とは、案件の段階をそろえる考え方は案件ステータスの決め方でも紹介しています。
注文ごとの納期と途中の締め切りを、
1つの一覧で見えるようにしませんか？
今お使いの受注一覧や工程表に合わせて、納期の遅れを前もって拾える納期管理アプリを作れます。
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